• One temporary (up to 12 months)

 
Are you interested in providing switchboard and reception duties to the Ministry of Children and Youth Services? If so, join the Child and Parent Resource Institute and provide clerical support in a Bilingual position.
 
What can I expect to do in this role?
 
You will:

• provide switchboard/reception duties
• provide accurate and high quality production of a variety of medical records using a computer
• receive all clients and visitors to the facility and direct them to the appropriate office
• receive all incoming and process all outgoing mail
• schedule and monitor the Nursing Clinic appointments
• proof read clinical reports and documentation

 
Location: 600 Sanatorium Road, London, Ontario
 
How do I qualify?
 
Mandatory:

• you must possess proficiency in Advanced Level Oral French

 
Knowledge and Administrative Skills:

• you have the ability to obtain knowledge of Organizational Operational structure, staffing, departments and programs to direct customers to the correct departments
• you have knowledge of Emergency Response and Communications Protocols
• you have knowledge of customer accessibility standards, customer service standards and Health and Safety regulations
• you have the ability to acquire knowledge of the Child and Family Services Act, the Freedom of Information and Protection of Privacy Act and the Personal Health Information Protection Act

 
Computer and Technical Skills:

• you have keyboarding skills to perform word processing functions
• you have knowledge of work processing technology, software and equipment and the visual acuity to discern report formats
• you have technical knowledge of telecommunications including Switchboard Console
• you have knowledge of alpha and numeric filing systems

 
Communication Skills:

• you have oral and written communication skills to interact with professional staff and to monitor incomplete/deficient reports
• you can explain existing, revised or new procedures and facility documentation standards in an understandable and positive manner

 
Problem-Solving and Organizational Skills:

• you have problem-solving skills to investigate non-routine work problems and determine situations that may have an impact on workload
• you have organizational skills to coordinate and manage information of data
• you can plan and prioritize own workload to complete tasks within short timeframes and fluctuation peaks in workload

 
Interpersonal Skills:

• you have interpersonal skills to work collaboratively with personal contacts, external stakeholders and agencies and staff
• you have the ability to deal with non-routine occurrences that may demand flexibility and responsiveness

 
Pre-Screening Questions:

• Have you completed a French Language Assessment with a successful Advanced certificate in the last 5 years?
• Are you proficient in oral French at the advanced level?

 
Note:

• In accordance with the Ontario Public Service Employment Screening Checks Policy, the top candidate(s) may be required to provide a general or enhanced screening check. Please refer to the Additional Information/Address section above on this job advertisement to determine the screening check that is required for each position.

 
A general screening check includes a criminal record check and if applicable, fingerprint verification at your own expense. An enhanced screening check includes a criminal record check and if applicable, fingerprint verification at your own expense and permission for the Negotiations & Security Branch, Employee Relations Division to conduct any specific screening as indicated in the Additional Information/Address section above.
 
A record of a Criminal Code and/or other federal offence record(s) does not automatically mean you will be ineligible for the position. The screening check results will only be reviewed and evaluated by the Negotiations & Security Branch for the purpose of making a clearance decision. The details of an individual's screening check will be considered in specific relation to the duties and responsibilities of the position being filled. Screening check records will be maintained by the Negotiations & Security Branch and kept strictly confidential.
 
Salary range: $21.10 – $24.38 per hour
 
Please apply online, only, at www.ontario.ca/careers, quoting Job ID 81484 by September 16, 2015. Faxes are not being accepted at this time. If you require a disability related accommodation in order to participate in the recruitment process, please contact us at www.gojobs.gov.on.ca/ContactUs.aspx to provide your contact information. Recruitment Services staff will contact you within 48 hours. Only those applicants selected for an interview will be contacted.
 
The Ontario Public Service is an equal opportunity employer. Accommodation will be provided in accordance with the Ontario Human Rights Code.
 
www.ontario.ca/careers
   
Réceptionniste

• un temporaire(s) (durée jusqu'à 12 mois)

 
Souhaitez-vous remplir des fonctions liées au standard téléphonique et à la réception, au ministère des Services à l'enfance et à la jeunesse? Si tel est le cas, nous vous invitons au Child and Parent Resource Institute pour y occuper un poste bilingue de services de soutien de bureau.
 
Quelles seront mes fonctions dans ce poste?
 

• exécuter les tâches liées au standard téléphonique et à la réception
• produire une variété de documents médicaux précis et de grande qualité au moyen d'un ordinateur
• accueillir les clients et visiteurs et les diriger vers le bureau approprié
• recevoir tout le courrier d'arrivée et traiter le courrier à expédier
• fixer et suivre les rendez-vous à la clinique de soins infirmiers
• corriger des documents et des rapports cliniques

 
Lieu de travail : 600 rue Sanatorium, London, Ontario
 
À quelles exigences dois-je répondre?
 
Ce qui est obligatoire :

• vous devez maîtriser l'expression française orale à un niveau élevé

 
Connaissances et compétences en administration :

• vous êtes en mesure d'obtenir de l'information sur la structure, le personnel, les services et les programmes de l'organisme afin de pouvoir diriger la clientèle vers les services appropriés
• vous connaissez les protocoles de communication et mesures d'urgence
• vous connaissez les normes d'accessibilité pour la clientèle, les normes visant les services aux clients ainsi que les règles de santé et sécurité
• vous êtes en mesure d'obtenir de l'information sur la Loi sur les services à l'enfance et à la famille, la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée et la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé

 
Compétences informatiques et techniques :

• vous possédez les compétences nécessaires en dactylographie pour pouvoir effectuer du traitement de texte
• vous possédez les connaissances en matière de technologie, de logiciels et d'équipement de traitement ainsi que l'acuité visuelle nécessaires pour distinguer divers formats de rapports
• vous avez des connaissances techniques en télécommunication, y compris sur le fonctionnement d'un standard téléphonique
• vous connaissez les systèmes de classement numérique et alphabétique

 
Compétences en communication :

• vous possédez les compétences nécessaires en communication orale et écrite pour interagir avec du personnel professionnel et pour traiter des rapports incomplets ou présentant des lacunes
• vous savez expliquer des procédures en place, modifiées ou nouvelles et des normes en matière de documentation de façon positive et compréhensible

 
Compétences en résolution de problèmes et en organization :

• vous possédez les compétences nécessaires en résolution de problèmes pour examiner les problèmes non courants et pour cerner les situations qui pourraient avoir une incidence sur le travail
• vous possédez des compétences organisationnelles vous permettant de coordonner et gérer de l'information et des données
• vous êtes en mesure de prioriser vos propres tâches et de compléter le travail dans des délais serrés et malgré la variation de votre charge de travail

 
Compétences en relations interpersonnelles :

• vous possédez les compétences nécessaires en relations interpersonnelles pour travailler en collaboration avec vos contacts et le personnel ainsi qu'avec des intervenants et organismes externes
• vous êtes en mesure de gérer des circonstances non routinières pouvant exiger souplesse et capacité de réaction

 
Note:

• En vertu de la Politique sur les enquêtes de sécurité sur le personnel de la fonction publique de l'Ontario, les premiers candidats pourraient devoir fournir une enquête de sécurité générale ou de sécurité approfondie. Veuillez consulter la section Renseignements supplémentaires/Adresse de l'offre d'emploi susmentionnée afin de connaître les enquêtes de sécurité exigées pour chaque poste.

 
Une enquête de sécurité générale comprend la vérification du casier judiciaire et, si nécessaire, la vérification des empreintes digitales, et ce, à vos frais. Une enquête de sécurité approfondie comprend la vérification du casier judiciaire et, si nécessaire, la vérification des empreintes digitales, et ce, à vos frais, ainsi que la permission de la Direction des négociations et de la sécurité, Division des relations avec le personnel de mener tout autre vérification indiquée dans la section Renseignements supplémentaires/Adresse.
 
Un casier judiciaire en vertu du Code criminel ou d'autres infractions à une loi fédérale ne signifient pas que vous être inadmissible automatiquement d'occuper le poste. La Direction des négociations et de la sécurité analysera les résultats de l'enquête de sécurité afin de rendre une décision éclairée. Les détails de l'enquête de sécurité d'une personne ne seront considérés qu'en rapport avec les tâches et les responsabilités du poste à pourvoir. Les dossiers des enquêtes de sécurité seront conservés en toute confidentialité par la Direction des négociations et de la sécurité
 
Salaire : 21,10 $ - 24,38 $ de l'heure
 
Veuillez postuler en ligne, uniquement, à l'adresse www.ontario.ca/careers, en mentionnant l'identifiant de poste 81484, au plus tard le 16 setpembre 2015. Les télécopies ne sont pas acceptées pour le moment. Si vous avez besoin que l'on prenne des mesures d'adaptation liées à un handicap qui vous permettront de participer au processus de recrutement, veuillez cliquez sur www.gojobs.gov.on.ca/ContactUs.aspx?Language=French et nous fournir vos coordonnées. Le personnel des Services de recrutement communiquera avec vous dans les 48 heures. Uniquement les candidats retenus pour une entrevue seront contactés.
  
La fonction publique de l'Ontario est un employeur souscrivant au principe de l'égalité d'accès à l'emploi. Au besoin, les arrangements nécessaires seront mis en place, conformément au Code des droits de la personne de l’Ontario.