Are you interested in working with a great team to help at-risk youth? If so, bring your strong administrative and problem-solving skills to the Ministry of Children and Youth Services, where you can provide operational and administrative support to the branch and assist Probation Officers with the reintegration/rehabilitation of at-risk youths and young offenders.

What can I expect to do in this role?

• Transcribe and type correspondence, reports, documents

• Provide telephone and reception duties

• Maintain client and office files

• Support Probation Officers in preparing, searching, and updating files and records

• Enter, check, and interpret computerized data in order to ensure proper sentence calculation

• Liaise with other offices, courts, and relevant stakeholders to exchange information and resolve issues

• Distribute mail and messages appropriately

Location: London

How do I qualify?

Mandatory

You have advanced oral and written French communication skills.

Technical Knowledge:

• You have knowledge of office administration policies, procedures and practices to provide administrative support to the branch (i.e. processing invoices and expense claims and making purchases, maintaining electronic and hard copy records).

• You have experience using knowledge of Criminal Justice system policies, legislation, procedures and activities to respond to inquiries, maintain Youth OTIS Elite database system, and prepare correspondence and reports.

Office Administration Skills:

• You have demonstrated experience using arithmetic to prepare expense claims and maintain program financial records.

• You have proven knowledge of the operations of office equipment such as photocopier and facsimile to photocopy material and transmit correspondence.

• You have experience making meeting/travel arrangements that meet staff/schedule requirements, and tracking mail/correspondence.

Problem-Solving and Analytical Skills:

• You use problem-solving skills to respond tactfully to inquiries, prioritize work and refer issues as required.

• You have strong accuracy and attention to detail in order to enter information/updates into Youth OTIS Elite database, prepare sentence calculations, supervision dates, and YOTIS calculations, and prepare and update files for Young Persons.

• You are experienced in ensuring relevance when gathering and organizing materials and information and determining the most effective format for materials.

Communication Skills:

• You have proven oral communication skills to request and provide information to ministry staff and the general public, provide reception services and coordinate and arrange meetings.

• You have demonstrated written communication skills to prepare reports, memoranda, presentations with graphics, maintain records and produce reports using computer software such as Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

Salary Range: $23.10 - $26.86 per hour

Additional information:

• 1 Bilingual Temporary, duration up to 12 months (with possibility of extension), 217 York St, London, West Region, Enhanced - Vulnerable Services Sector Screening Requirement

Note:

• This ad is also available in French.
• In accordance with the Ontario Public Service Employment Screening Checks Policy, the top candidate(s) may be required to undergo a security screening check. Please refer to the Additional Information / Address section above to determine the screening checks that are required for this position.
• You will be responsible for obtaining the criminal record check at your own expense and provide it, along with your written consent, to the Transition and Security Office (TSO), HR Service Delivery Division to evaluate the results. If applicable, the TSO, with your written consent, will request and obtain any additional screening checks as indicated in the Additional Information / Address section above that were not obtained directly by you. (Note: If a Vulnerable Sector Screening/Check is required, it must also be obtained in person at your local police service.)

A record under the Criminal Code and/or other federal offence record(s) does not automatically mean you will be ineligible for the position. The screening check(s) will only be reviewed and evaluated by the TSO for the purpose of making a security clearance decision. The details of an individual's screening check(s) will be considered in specific relation to the duties and responsibilities of the position being filled. Screening check records will be maintained by the TSO and kept strictly confidential.

Please apply online, only, by Tuesday, August 1, 2017, by visiting www.ontario.ca/careers and entering Job ID 110243 in the Job ID search field. Please follow the instructions to submit your application. Faxes are not being accepted at this time.

If you require accommodation in order to participate in the recruitment process, please contact us at www.gojobs.gov.on.ca/ContactUs.aspx to provide your contact information. Recruitment Services staff will contact you within 48 hours. Only those applicants selected for an interview will be contacted.

The Ontario Public Service is an inclusive employer. Accommodation will be provided in accordance with Ontario’s Human Rights Code.

www.ontario.ca/careers
 

Agente ou agent de soutien administratif, Services de probation

Vous voulez travailler au sein d'une équipe formidable pour aider les jeunes à risque? Venez mettre à profit vos solides compétences en administration et en résolution de problèmes au ministère des Services à l'enfance et à la jeunesse, où vous offrirez du soutien opérationnel et administratif à la division et aiderez les agentes et agents de probation à réinsérer et à réadapter les jeunes à risque et les jeunes contrevenants.

Quelles seront mes fonctions dans ce poste?

• Transcrire et taper de la correspondance, des rapports et des documents.

• Assurer les fonctions de téléphoniste et de réceptionniste.

• Tenir les dossiers des clients et du bureau.

• Aider les agentes et agents de probation à préparer, à rechercher et à mettre à jour des documents et des dossiers.

• Saisir, vérifier et interpréter des données informatisées pour assurer un calcul exact des peines.

• Assurer la liaison avec les autres bureaux, les tribunaux et les intervenants concernés pour échanger des renseignements et résoudre des problèmes.

• Distribuer le courrier et les messages de façon appropriée.

Lieu de travail : London

À quelles exigences dois-je répondre?

Ce qui est obligatoire :

Maîtrise du français oral et écrit de niveau avancé.

Connaissances techniques

• Connaissance des politiques, des procédures et des pratiques applicables au travail de bureau pour offrir du soutien administratif à la division, par exemple pour traiter les factures et les demandes de remboursement et effectuer des achats, et pour tenir des dossiers électroniques et imprimés.

• Expérience de la mise en pratique des connaissances liées aux politiques, aux lois, aux procédures et aux activités du système de justice pénale pour répondre aux demandes de renseignements, tenir à jour le Système informatique de suivi des jeunes contrevenants (SISJC), version Élite, et préparer de la correspondance et des rapports.

Compétences administratives

• Expérience probante de l'utilisation de l'arithmétique pour préparer des demandes de remboursement et tenir des dossiers financiers sur les programmes.

• Connaissance du fonctionnement de l'équipement de bureau, comme les photocopieurs et les télécopieurs, pour photocopier des documents et transmettre de la correspondance.

• Expérience de l'organisation de réunions et de déplacements selon les besoins et l'horaire du personnel, et expérience du suivi du courrier et de la correspondance.

Compétences en résolution de problèmes et en analyse

• Compétences en résolution de problèmes pour répondre aux demandes avec tact, établir les priorités de travail et soumettre les cas à d'autres membres du personnel, au besoin.

• Extrême précision et grand souci du détail pour saisir et mettre à jour de l'information dans le SISJC Élite, calculer les peines, les dates de surveillance et les données du SISJC, et préparer et mettre à jour les dossiers des jeunes contrevenants.

• Expérience de la collecte et de l'organisation d'information et de documents pertinents ainsi que de la détermination du format qui convient le mieux aux documents.

Compétences en communication

• Compétences démontrées en communication orale pour demander et fournir de l'information au personnel du ministère et au grand public, pour offrir des services de réception ainsi que pour coordonner et organiser des réunions.

• Compétences démontrées en communication écrite pour préparer des rapports, des notes de service et des présentations contenant des graphiques ainsi que pour mettre des dossiers à jour et produire des rapports à l'aide de logiciels comme ceux de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook).

Échelle salariale : 23,10 $ - 26,86 $ de l'heure

Renseignements supplémentaires :

• 1 bilingue Temporaire, durée jusqu'à 12 mois (avec possibilité de prolongation), 217 rue York, London, Région Ouest, Exigence : enquête approfondie pour un travail auprès de personnes vulnérables

Note :

• Cette offre d'emploi est également disponible en anglais.
• Conformément à la politique sur la vérification des antécédents du personnel de la fonction publique de l'Ontario, le ou les meilleurs candidats pourraient être tenus de se prêter à une vérification des antécédents générale ou approfondie. Veuillez consulter la section Renseignements supplémentaires / Adresse de l'offre d'emploi pour savoir quelles sont les vérifications exigées pour ce poste.

Vous devrez obtenir l'attestation de vérification du casier judiciaire à vos propres frais et la fournir, avec votre consentement écrit, au Bureau de la transition et de la sécurité de la Division des services relatifs aux ressources humaines afin qu'il en évalue les résultats. S'il y a lieu, le Bureau de la transition et de la sécurité demandera et obtiendra, avec votre consentement écrit, toute autre enquête de sécurité figurant dans la section Renseignements supplémentaires – Adresse, ci-dessus, que vous n'aurez pas obtenue directement. (Remarque: Si une vérification des antécédents de personnes appelées à œuvrer auprès de personnes vulnérables est nécessaire, vous devrez aussi l'obtenir en personne auprès de votre service de police local.)

Un casier judiciaire découlant d'une infraction aux termes du Code criminel ou tout autre casier judiciaire établi par le gouvernement fédéral ne signifie pas que vous serez automatiquement inadmissible au poste. Les résultats de la vérification des antécédents sont examinés et évalués par le Bureau de la transition et de la sécurité à la seule fin de prendre une décision sur l'autorisation de sécurité. Les détails des résultats de la vérification des antécédents d'un particulier sont pris en considération en relation précise des tâches et des responsabilités du poste à pourvoir. Les dossiers des vérifications des antécédents sont tenus par le Bureau de la transition et de la sécurité dans la plus stricte confidentialité.

Veuillez postuler en ligne au www.ontario.ca/carrieres, en entrant l’ID de poste 110243, d’ici le mardi 1^er août 2017. Veuillez suivre les instructions pour soumettre votre candidature. Les télécopies ne sont pas acceptées.

Si vous avez besoin que l’on prenne des mesures d’adaptation qui vous permettront de participer au processus de recrutement, veuillez communiquer avec nous au www.gojobs.gov.on.ca/ContactUs.aspx?Language=French et nous fournir vos coordonnées. Le personnel des Services de recrutement communiquera avec vous dans les 48 heures. Nous communiquerons uniquement avec les personnes convoquées à une entrevue.

La fonction publique de l’Ontario souscrit au principe de l’égalité des chances. Toute adaptation nécessaire sera réalisée conformément au Code des droits de la personne de l’Ontario.

www.ontario.ca/carrieres